Facture électronique : les actions à mettre en place dès maintenant pour anticiper la réforme

Nov 29, 2024 | Expert métier, Expert numérique

La réforme de la facture électronique, qui prendra effet le 1er septembre 2026, impose à toutes les entreprises françaises de revoir leurs processus de facturation. Pour réussir cette transition, une préparation en amont est essentielle. Voici les actions concrètes que votre entreprise doit mettre en œuvre dès aujourd’hui, basées sur les recommandations partagées lors de la webconférence animée par Kerhis et Cecurity dont vous trouverez le lien du replay à la fin de cet article.

7 action facture electronique

1. Cartographier vos flux de facturation

La première étape consiste à analyser et documenter vos processus actuels :

  • Identifiez vos flux entrants et sortants : incluez les factures clients, fournisseurs, particuliers et internationales.
  • Repérez les cas spécifiques : comme l’auto-facturation ou les échanges avec des partenaires étrangers.
  • Documentez les cas d’usage : Assurez-vous que votre entreprise est prête à gérer parmi les 38 cas d’usage définis par la réforme, ceux qui vous concerne.

À faire : Impliquez vos équipes comptables et commerciales pour centraliser ces informations et anticiper les éventuels points de blocage.

2. Constituer une équipe projet interne

La mise en conformité avec la réforme nécessite une mobilisation interne :

  • Désignez un chef de projet pour coordonner les actions entre les départements.
  • Impliquez les équipes comptables, commerciales, informatiques et juridiques pour une approche globale.
  • Organisez des réunions régulières pour suivre l’avancement et ajuster les actions selon les évolutions réglementaires.

Conseil : Assurez-vous du soutien de la direction pour garantir l’adhésion de tous les services.

3. Collaborer avec vos partenaires technologiques

La transition vers la facture électronique exige des adaptations techniques :

  • Assurez-vous que vos ERP et logiciels comptables sont compatibles avec les nouveaux formats de facturation (UBL, CII, Factur-X).
  • Sélectionnez une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) capable de gérer vos flux et cas d’usage spécifiques. Les solutions intégrées proposées par Kerhis via la PDP Cecurity sont adaptées à cette transition.

Action recommandée : Prenez contact dès maintenant avec vos fournisseurs de logiciels pour planifier les mises à jour nécessaires.

4. Mettre à jour vos données clients et fournisseurs

La précision des données est cruciale pour assurer des échanges sans erreurs :

  • Vérifiez que les informations de vos partenaires sont à jour : emails, numéros de SIRET, coordonnées complètes.
  • Conformez-vous aux nouveaux standards : formats structurés, mentions obligatoires et processus automatisés.

Astuce : Automatisez la mise à jour des données via votre ERP pour éviter les erreurs manuelles.

 

5. Choisir la bonne PDP : critères de sélection

Le choix de la PDP est stratégique et doit répondre à vos besoins spécifiques :

  • Couverture des cas d’usage : Assurez-vous que votre PDP peut gérer les spécificités de votre secteur, comme l’auto-facturation.
  • Suivi du cycle de vie des factures : Privilégiez une plateforme offrant un suivi détaillé des statuts (émission, réception, validation).
  • Intégration avec vos systèmes : Une PDP bien intégrée limite les ressaisies et réduit les erreurs.

Les solutions proposées par Kerhis garantissent une intégration fluide et une gestion optimisée des flux.

 

6. Anticiper la conduite du changement

La réforme implique des changements profonds dans vos processus :

  • Formez vos équipes sur les nouveaux outils et processus.
  • Communiquez régulièrement pour expliquer les bénéfices : réduction des erreurs, automatisation des tâches et gains de temps.
  • Mettez en place un plan de conduite du changement pour accompagner vos collaborateurs et garantir leur adhésion.

 

7. Planifier une mise en production progressive

Ne tardez pas à intégrer progressivement la facturation électronique :

  • Testez la solution avec des partenaires pilotes dès 2025.
  • Déployez progressivement la solution pour ajuster les processus et corriger les éventuels dysfonctionnements avant les échéances officielles.
  • Les dates de mise en œuvre sont des dates butoir … tout devra fonctionner à l’instant T d’où l’importance d’avoir mis en place et testé au préalable. 

 

Une préparation incontournable pour garantir votre conformité

La réforme de la facture électronique est une occasion unique de moderniser vos processus et de gagner en efficacité. Cependant, elle exige une préparation méthodique. En mettant en place ces actions dès aujourd’hui, votre entreprise évitera les risques liés à la saturation des PDP à l’approche des échéances. Kerhis et sa PDP Cecurity sont prêtes à vous accompagner dans cette transition stratégique et à vous aider à transformer cette contrainte réglementaire en un levier d’optimisation.

N’attendez plus : préparez-vous dès maintenant pour être parmi les premiers à tirer parti de cette réforme.

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